2015. évi EB jelentés

Az Ellenőrző Bizottság jelentése a 2015. év ellenőrzéséről

Az Ellenőrző Bizottság (EB) alapszabályban rögzített feladata, hogy évenként egy alkalommal átfogó ellenőrzést végezzen. E vizsgálatról az éves rendes közgyűlésen számol be a tagságnak. Az éves vizsgálat feladatait szintén az alapszabály rögzíti:

• az Egylet pénz- és vagyonkezelésének vizsgálata,
• a társadalmi szervezetek gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és egyéb kötelező előírások betartásának ellenőrzése,
• a tagi kötelezettségek (tagdíj, hajótárolás stb.) befizetésének ellenőrzése,
• az Éves Mérleg felülvizsgálata,
• a gazdálkodás célszerűségének, szabályszerűségének, az előirányzott bevételek és kiadások teljesítésének évenkénti vizsgálata,
• a bizonylati fegyelem betartásának ellenőrzése,
• az egyleti tulajdon megóvása érdekében szükséges intézkedések megtételének ellenőrzése,
• az Egylet alapszabályszerű és törvényes működésének ellenőrzése.

Az EB tagjai felosztották maguk között az ellenőrzési feladatokat: Faragó Gábor (szerződések), Gáborjáni-Szabó Gábor (könyvelés, gazdálkodás, kikötőrend), Ignácz Károly (alapszabályszerű működés), Pfeningberger Ottó (tagi kötelezettségek), Tenke Tamás (telep). Az EB munkáját nagyban segítette Máthé Marian a szükséges anyagok és információk megadásával, amit ezúton is szeretnénk megköszönni.

A 2015-ös év vizsgálati eredményeit az alábbiakban foglaljuk össze:

1. Az elnökség által rendelkezésre bocsátott könyvelési anyagok (főkönyvi kivonat, előzetes mérlegadatok) ellenőrzése
A fenti dokumentumok a pénzügyi és számviteli törvénynek megfelelően készültek.

2. A gazdálkodás célszerűségének, szabályszerűségének, az előirányzott bevételek és kiadások teljesítésének évenkénti vizsgálata
A gazdasági beszámolóból megállapítható, hogy az Egylet gazdálkodása megfelel az alapszabályában és más szabályzatokban rögzített irányelveinek.

3. Tagi kötelezettségek (tagdíj és szolgáltatási díjak) befizetésének vizsgálat
2015-ben az egy évvel korábbihoz képest 2,5 millióval több lett a tagi kötelezettségekből származó pozitív egyenleg, ami teljesen mértékben a tavalyi tagdíjemelésből és a tagjelöltek belépési díjából származott. A szolgáltatások díjai változatlanok maradtak 2015-ben, így ott az azonos eredmény a korábbihoz általában hasonló nyilvántartási és beszedési fegyelmet mutat.

Az összesített egyenleg hasonlósága mellett az egyes szolgáltatási tételek egyenlegénél pozitív és negatív változások is történtek 2014-ről 2015-re. Kevesebb nyereség származott a kikötőhely díjakból a felmerült kiadások miatt, míg a parkolásnál a kevesebb autó után befizetett díj miatt. Jelentősen több bevétel származott a különböző vendég- és szállásdíjakból, ami lényegében két versenyünkhöz (Csoki kupa és az Utánpótlás OB) tartozó szállásdíjból származott. Szintén több lett a bevétel az ifi versenyzői díjból.

A tagok befizetéseinek mértéke így megfelel annak az alapszabályi rendelkezésnek, hogy a tagdíjak és a tagi kötelezettségek együttesen fedezzék „az Egylet folyamatos alapműködéséhez szükséges várható tárgyévi kiadásokat”. Miután az egylet stabil működéséhez elengedhetetlen bevételekről van szó, ezért azt javasoljuk az Elnökségnek, hogy e kérdésre kiemelt figyelmet fordítson, és törekedjen a szolgáltatási díjak nyilvántartási és beszedési rendszerét folyamatosan javítani, fejleszteni. (Ezt lehetőségeinkhez mérten mi is segíteni kívánjuk, az mostani ellenőrzésünk során feltárt kisebb nyilvántartási hibákat jeleztük, és azok rögtön javításra is kerültek.)

Szintén fontos szempont a szolgáltatási díjak arányos és igazságos megállapítása, és utána azok kötelező behajtása. Jelezni kívánjuk, hogy a szolgáltatási díjak alapesetben a tiszteletbeli tagjainkra is vonatkoznak, de ha méltánylandó okból az Elnökség ettől el kíván térni, akkor arra van lehetősége, csak azt megfelelően dokumentálni szükséges (elnökségi határozat).

Végül tagi elmaradások ügye: a nyilvántartás szerint a korábbi hátralékok rendezésre kerültek, az újonnan felmerült egy komolyabb tartozás ügyével pedig az Elnökség foglalkozott.

4. A külső, harmadik féllel kötött szerződések áttekintése és vizsgálata

Az előző EB tavalyi jelentésében az alábbi tanácsok szerepeltek:

„Tavalyi évben javasoltuk, hogy a 2014. március 15-én hatályba lépett az új Polgári Törvénykönyv (2013. évi V. törvény) szabályaihoz igazodva legyenek a szerződések egységes szerkezetbe foglalva, sajnos ennek megvalósulását az átadott szerződések ellenőrzésekor nem tapasztaltuk. Javasoljuk az új elnökségnek, hogy 2015-ben dolgozzon ki egy kategorizált szerződés nyilvántartási rendszert, szerződésszámokkal és a hozzájuk tartozó teljesítési igazolásokkal közösen tegye hozzáférhetővé. Felhívjuk az újonnan alakuló Elnökség figyelmét arra, hogy az átadás-átvételkor még egyszer tekintsék át az esetlegesen harmadik fél felé vállalt, de nem teljesített kötelezettségeket.”

A 2015-ös év ellenőrzésének fő megállapítása, hogy a múlt évekhez képest a szerződések minősége nem javult, azok hiányosak, de mindenesetre elnagyoltak, némely esetben külső szemmel nehezen értelmezhetőek. A teljesítésigazolások – ahogy az EB (nem) látja – erősen hiányosak (vagy rosszul nyilvántartottak). Véleményünk szerint a szerződések nyilvántartási rendszere nem kidolgozott, így nehezen követhetőek az érvényben lévő szerződéseink és az abban vállalt kötelezettségeink.

A szerződéseink több szempontból is fontosak. Egyrészt komoly összegeket fizetünk ki így különböző szolgáltatásokért, ahol fontos az Egylet érdekeinek szerződéses védelme. A tulajdonunkban lévő nagy értékű eszközöket (autóbuszok, motorosok) is szerződéses megbízottaink használják, kezelik, így az velük kötött szerződéseknek minden esetre ki kell térni. Tavaly több alkalommal is kár érte az egyes eszközeinket, amelyek után komoly javítási költség keletkezett vagy a biztosító komoly önrészt vont le. Volt olyan eset, amikor a károkozás ellentételezéséről az Elnökség egyedi határozatot hozott, de véleményünk szerint mindkét fél részére jobb és biztonságosabb megoldás a precíz előzetes, szerződéses megállapodás. Ebben javasoljuk kikötni, hogy károkozás esetén a kárt vagy a biztosítási önrészt a károkozónak teljes egészében ki kell fizetnie.

Szintén lényegesek azok a szerződések, amelyben az Egylet a szolgáltató fél, mert ebből származó vállalkozási bevételünk jelentősen hozzájárul a céljaink megvalósításához. Az ebből származó nyereségünk szinten tartásának, illetve növelésének egyik eszköze, ha a vállalt kötelezettségeinket teljes mértékben és dokumentálhatóan teljesítjük – ez a jelenlegi gyakorlat alapján, a problémás szerződés-nyilvántartási rendszerünkben lehetetlen feladatnak látszik.

Mindezek alapján azt javasoljuk, hogy az Elnökség sürgősen és átfogóan foglalkozzon a szerződések kérdésével. A korábbiakat kiegészítve javasoljuk, hogy az Egyletnek legyenek átgondolt és elfogadott szerződésformái, meghatározott alaptartalommal. Ehhez az EB lehetőségeihez mérten minden segítséget megad, elsőként azt, hogy a szerződések egyenkénti vizsgálatáról készített részletes munkaanyagot továbbítja az Elnökségnek.

5. A telep mint egyleti tulajdon üzemeltetése, nyilvántartása és megóvása

Jelen rész tárgya az egyleti tulajdon megóvása érdekében szükséges intézkedések megtételének ellenőrzése. Az EB az alábbi dokumentumok alapján végezte az ellenőrzést: 2015. évi összesítő banki és készpénzes LÉTESÍTMÉNY elszámolás; a 2015 évi tárgyi eszköz tükör; az Egylet álló- és fogyóeszköz leltára 2015. január 19–22.

A kiadásokkal kapcsolatos fő megállapítások:

• A telep közvetlenül fenntartás és tulajdonmegóvással kapcsolatos kiadása 2015-ben 3,3 millió forintot tett ki. E tételek könyvelése megfelelően részletezett, a kategorizálás néhány kisebb jelentőségű esetben nem konzisztens.
• A telep közvetlenül üzemeltetéssel kapcsolatos kiadása 2015-ben 6,6 millió forintot tett ki. A tételek könyvelése megfelelően részletezett, a kategorizálás konzisztens.
• A kiadások között indokolatlan tételt egyik esetben nem találtunk.

Könyvszerinti nyilvántartás és leltár:

• A könyvszerinti nyilvántartásban szereplő ingóságok száma: 94. A leltárban szereplő ingóságok száma: 685 (kategóriánként összegezve, tehát egyedileg lényegesen több). Az ezzel kapcsolatos fő megállapítások:
• A telep könyvszerinti vagyona lényegesen a becsülhető valós vagyon alatt van nyilvántartva.
• A leltár megfelelően részletes, a tételek beazonosíthatóak.
• A könyvszerinti nyilvántartás és a leltár kimutatásokban szereplő tételek nem konzisztensen, az elemek sok esetben nem szerepelnek kölcsönösen a két nyilvántartásban.
• A leltár megismétlése évenként mindenképpen indokolt, az eltéréseket rögzíteni szükséges azok okát megjelölve.

Összefoglalás:

Az egyleti tulajdon megóvásával kapcsolatos adminisztráció megfelelő, nem indokolt kiadások nincsenek a kimutatásokban. A tárgyi leltár megfelelő. Költségvetési és nyilvántartási szempontból alapszabálytól eltérő működtetés nem történt.

Az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások között a takarítás kiemelkedő tétel, ennek tükrében az általános tisztaságérzet a klubban egyes területeken (konditerem, büfé előtti terület) alacsony.

A tulajdonmegóvás és a telepfejlesztéssel kapcsolatos kiadások kifejezetten alacsonyak a telep valós értékét tekintve, amelyet áttételesen mutat a könyvszerinti értékvesztés is.

Javasoljuk, hogy az Elnökség dolgozzon ki tervet/koncepciót a telep fenntartással és fejlesztéssel kapcsolatban, amely egyrészt tartalmazza a stratégiai, nagy volumenű beruházásokat és átalakításokat, másrészt megoldást kínál az alapvető élhetőség javítására.

Egy koncepció megléte jelentősen növelné a telep fejlesztésével és a tulajdonmegóvással kapcsolatos feladatok követhetőségét és kontrollját.

6. Az Egylet alapszabályszerű és törvényes működésének ellenőrzése

Az Elnökség munkáját az alapszabályban foglaltak keretek és előírások között végezte. Tevékenysége jól dokumentált és nyilvános, amit a honlapon a tagok számára elérhető közel 50 db határozata (2015. évi) is mutat. (Itt azonban meg kell jegyeznünk, hogy 2016-ban három hónap után még egy elnökségi határozata se olvasható.)

A 2015-ben megválasztott Elnökség új feladatkörökkel és jórészt új szereplőkkel kezdte meg munkáját. Az egyes elnökségi tagokhoz tartozó, a honlapon szintén olvasható felelőségi körök jól lefedik az Egylet legfontosabb feladatait. Ugyanakkor teljes körű ügyvezetői alkalmazott hiányában azt javasoljuk az Elnökségnek, hogy az egyes elnökségi tagok által nem vagy nem teljesen „lefedett”, de fontos közös felelősségű feladatokra (pl. gazdálkodás, szerződések stb.) is megfelelő figyelmet fordítson.
Budapest, 2016. március 14.

az Ellenőrző Bizottság nevében:
Ignácz Károly
EB-elnök