Szervezeti és Működési Szabályzat
Jóváhagyta: a Egylet elnöksége
1. Bevezetés
A Spartacus Vitorlás Egylet (továbbiakban Egylet) a Somogy Megyei Bíróságnál 532. sorszámon bejegyzett társadalmi szervezet.
| Megnevezése: | Spartacus Vitorlás Egylet |
| Székhelye: | Balatonföldvár |
| 8623, Balatonföldvár, Móló | |
| Címe: | Telefon/Telefax száma: 84-340 116 |
| 84-340 704 | |
| E-mail címe: | spari@spartacus.hu |
| Honlap címe: | www.spartacus.hu |
| Adószáma: | 19191708-2-14 |
| Bankszámlaszáma: | 12011265-00257080-00100009 |
| Bélyegzői | SPARTACUS VITORLÁS EGYLET |
| 8623 Balatonföldvár, Móló | |
| Adószám:19191708-2-14 | |
| Kör alakú | Körben SPARTACUS VITORLÁS EGYLET |
| középen horgonyon a Magyar Korona | |
| alul: BALATONFÖLDVÁR |
Az Egylet legfőbb szerve a közgyűlés.
Az Egylet céljait, feladatait, tagságát, a tagok jogait és kötelezettségeit, az Egylet működési kereteit a közgyűlés által jóváhagyott Alapszabály definiálja.
Az Egylet Alapszabálya értelmében az Elnökség ügyrendjét, a tisztségviselők és alkalmazottak feladatait és felelősségi körét a “Szervezeti és Működési Szabályzat” határozza meg.
2. Az elnökség ügyrendje
A Egylet tevékenységét két közgyűlés közötti időszakban az Elnökség irányítja. Az Elnökség feladatait és hatáskörét az Alapszabály határozza meg.
A Egylet cégjegyzésére az Elnök jogosult, aki képviseleti jogkörét írásbeli felhatalmazás alapján, a felhatalmazásban meghatározott tárgykörben és határok mellett, az elnökségi tagokra, a Telepvezetőre vagy a Sportigazgatóra átruházhatja.
Az Egylet gazdálkodásáért külső felelősséggel a mindenkori Elnök tartozik.
Az Egylet bankszámlája feletti rendelkezésre az Elnök által felhatalmazott személyek jogosultak, akik kötelesek névaláírásukat közjegyző által hitelesíttetni.
Az Elnökség rendszeres ülések megtartásával végzi tevékenységét. Az elnökségi üléseket legalább kéthavonként össze kell hívni.
Az elnökségi ülések összehívása az Elnök, akadályoztatása esetén a Titkár feladata. Az elnökségi ülések időpontját szokásos esetben a megelőző elnökségi ülésen kell meghatározni. Az elnökségi ülésekre a meghívót írásos formában, a napirendi pontok közlésével, az ülést megelőzően legalább öt nappal kell kiküldeni. Az elnökségi ülésekre a az elnökségi tagok mellett az Ellenőrző Bizottság Elnökét, a Telepvezetőt és a Sportigazgatót is mindenesetben meg kell hívni.
A napirendi pontok közé fel kell venni minden olyan kérdést, mely érinti az elnökség Alapszabályban meghatározott feladatait, vagy melynek megvitatását bármely elnökségi tag kezdeményez.
Amennyiben az elnökségi ülés nem fentiekben ismertetett módon kerül összehívásra, az ülés csak akkor hozhat határozatot, ha valamennyi elnökségi tag jelen van és azok az ülés összehívásával és annak napirendi pontjaival egyetértenek.
Az elnökségi üléseket az Elnök, annak távollétében az Elnök által felkért elnökségi tag vezeti le.
A tagok, alkalmazottak részéről felmerült kérdések az illetékes elnökségi tag írásos véleményével ellátva veendők fel napirendre. Az adott napirendi pont tárgyalására a napirendben érdekelt tagot meg kell hívni. A napirendi pontokhoz készült írásos véleményeket, javaslatokat, tájékoztatásokat az elnökségi ülések meghívóihoz mellékelni kell. Kivételesen indokolt esetekben, az írásos dokumentumok az elnökségi ülések kezdete előtt is szétoszthatók.
Elnökségi határozatokat igénylő napirendi pontok esetén, a napirendi pont kezdeményezőinek írásos határozati javaslatot kell készíteni.
Az elnökségi tagok szavazatukat csak írásos véleményük melléklésével ruházhatják át más elnökségi tagra.
Az elnökségi ülések menete:
• az elnökségi ülés megnyitása
• a határozatképesség ellenőrzése
• a napirend elfogadása
• a napirendi pontok megtárgyalása az előterjesztő kiegészítő észrevételeinek és a hozzászólásoknak a meghallgatásával, határozati javaslatok megfogalmazása és elfogadása
• a Telepvezető és a Sportigazgató tájékoztatása a két elnökségi ülés közötti időszakról és az elnökségi határozatok végrehajtásáról
• egyéb tájékoztatások meghallgatása
• a soron következő elnökségi ülés időpontjának és tervezett napirendjének kitűzése
Az elnökségi ülésekről Jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv elkészítésének határideje az elnökségi ülést követő három nap. A jegyzőkönyv hitelesítője az Elnök és a Titkár. A hitelesített jegyzőkönyvet és a határozatokat az elnökség tagjainak el kell küldeni.
Az elnökségi határozatokat a Titkár a Határozatok könyvébe bevezeti. Az elnökségi határozatokat közzé kell tenni az Egylet honlapján.
Kivételes esetekben az elnökség elnökségi ülés összehívása nélkül is hozhat határozatot. Ilyen esetben a határozat tervezetét, az azzal kapcsolatos indítványt, kiegészítő magyarázatot az előterjesztő az Elnök közreműködésével minden elnökségi taghoz el kell, hogy juttassa (faxon, e-mailen vagy ajánlott levélben). Az elnökségi tagok legkésőbb 8 napon belül kötelesek válaszolni a határozati javaslat elfogadásáról, módosításáról, elutasításáról vagy soron kívüli elnökségi ülés összehívásáról. Módosító javaslat esetén, a javaslatot ismét el kell küldeni az elnökség tagjainak, akik az előzőekhez hasonlóan nyilatkoznak. Ezen kivételes esetekben elnökségi határozatot csak legalább 5 elnökségi tag egyetértésével lehet hozni.
3. Feladatkörök, hatáskörök
Az Egylet napi, operatív munkáját az elnökségi ülések közötti időszakban, az elnökség útmutatása alapján az ügyvezető, a vezetőedző, az illetékes elnökségi tagokkal végzi. Az ügyvezetőt az elnökség döntése alapján az elnök bízza meg. Az ügyvezető a munkaszerződése, illetve az itt leírtak alapján végzi a munkáját, állandó meghívottja az elnökségi üléseknek.
Tisztségviselők:
a) Titkár:
| – felelős az Egylet hivatalos dokumentumainak, (Alapszabály, SZMSZ, Házirend, egyéb szabályok, bírósági végzések, mérlegek, stb.) valamint levelezésének kezeléséért, megőrzéséért és nyilvántartásáért, |
| – vezeti a Határozatok könyvét, |
| – vezeti a Tagnyilvántartó könyvet, |
| – vezeti a Tagfelvételi könyvet, |
| – megőrzi és nyilvántartja közgyűlési és elnökségi ülési jegyzőkönyveket, |
| – a tagok számára nyilvánosságra hozza a közgyűlési jegyzőkönyveket az Egylet honlapján, egyes fontos esetekben kifüggesztés útján, |
| – az Ellenőrző Bizottság részére biztosítja az elnökségi jegyzőkönyvekbe történő betekintés lehetőségét. |
b) Gazdasági felelős:
| – elkészíti számviteli politikát, a kialakítja a számlatükröt, elkészíti a pénztár kezelési szabályzatot, |
| – érvényesíti szigorú számadású nyomtatványokat, ellenőrzi vezetésüket és nyilvántartásukat, |
| – elkészíti az éves gazdálkodási tervet, |
| – irányítja és ellenőrzi az Egylet gazdasági tevékenységét, koordinálja a Számviteli Politikában meghatározott belső feladatok elvégzését, meghatározza a mindenkori ügyvezetőnek az elvégzendő pénzügyi/ számviteli feladatait, |
| – felügyeli az egylet gazdálkodását, különös tekintettel a készpénzgazdálkodásra, |
| – ellenőrzi a tagi kötelezettségek teljesítését, |
| – a közgyűlés részére beszámolót készít az éves gazdálkodási terv teljesítéséről, |
| – ellenőrzi az Egylet pénzügyi szabályainak betartását, |
| – ellenőrzi az Egylet könyvelését (a Számviteli politika / Gazdasági felelős előírásai alapján, az ügyvezető által, a szerződött könyvelő cégnek átadott anyagok szabályszerű könyvelése / munkaügyi feladatok ellátása szerződés szerint a könyvelő cég felelőssége), |
| – ellenőrzi a tagdíjak és egyéb tagi kötelezettségek, szolgáltatási díjak befizetését, |
| – ellenőrzi a pénztári bizonylatokat, utalványozást, a bevételek és kiadások bizonylatait ellenőrzése, hó végi zárást, |
| – elrendeli és ellenőrzi a leltár évenkénti elvégzését |
c) Versenysport felelős:
| – irányítja, szervezi és ellenőrzi az Egylet versenysport tevékenységét |
| – kezdeményezi és koordinálja az Egylet középtávú versenysport programjának kidolgozását |
| – a Versenyzők Tanácsa ajánlása, a versenyzők és edzők programja alapján összeállítja és az Elnökség számára, jóváhagyásra beterjeszti az éves versenysport támogatási tervet |
| – előkészíti, és az Elnökség számára jóváhagyásra beterjeszti a versenysport támogatási szerződéseket, |
| – ellenőrzi és beszámol az Elnökség felé a versenysport támogatási szerződések végrehajtásáról |
| – folyamatos kapcsolatot tart a Versenyzők Tanácsával |
d) Utánpótlás felelős:
| – irányítja, szervezi és ellenőrzi az Egylet utánpótlás nevelési tevékenységét |
| – kezdeményezi és koordinálja az Egylet középtávú utánpótlás-nevelési programjának kidolgozását |
| – a Utánpótlás Nevelési Bizottság ajánlása illetve a közgyűlés határozata valamint a versenyzők és edzők programja alapján összeállítja és az Elnökség számára, jóváhagyásra beterjeszti az éves utánpótlás támogatási tervet |
| – előkészíti, és az Elnökség számára jóváhagyásra beterjeszti az utánpótlás támogatási szerződéseket, |
| – ellenőrzi és beszámol az Elnökség felé az utánpótlás nevelési program végrehajtását |
| – részt vesz az Utánpótlás Nevelési Bizottság munkájában |
e) Szolgáltatás felelős:
| – irányítja, szervezi az Egylet szolgáltatási tevékenységét |
| – összeállítja és az Elnökség számára jóváhagyásra beterjeszti az Egylet szolgáltatási politikáját és portfolióját |
| – elkészíti és az Elnökség számára jóváhagyásra beterjeszti az Egylet éves szolgáltatási tervét |
| – irányítja és ellenőrzi a terv végrehajtását |
| – ápolja az Egylet ügyfél kapcsolatait |
| – értékeli az Egylet szolgáltatási tevékenységét és javaslatot tesz annak fejlesztésére |
f) Kommunikáció felelős:
| – irányítja az Egylet belső, tagok felé irányuló és külső kommunikációs tevékenységét |
| – kialakítja és az Elnökség számára jóváhagyásra beterjeszti az Egylet kommunikációs tervét |
| – szervezi az Egylet megjelenését a médiákban, kapcsolatot tart a média képviselőivel |
| – irányítja, koordinálja az Egylet által rendezett hazai és nemzetközi versenyek kommunikációs feladatait, |
| – gondoskodik az Egylet tagjainak informálásáról |
| – gondoskodik az Egylet honlapjának folyamatos frissítéséről |
| – kezeli és karbantartja az Egylet archívumát |
Alkalmazottak
g) Egylet igazgató:
| – gondoskodik az Egylet vagyontárgyainak megőrzéséről, karbantartásáról, az Egylet eszközei használati értékeinek fenntartásáról, gondoskodik az éves terv végrehajtásáról |
| – vezeti a Telep üzemeltetését |
| – irányítja az Egylet alkalmazottainak és vállalkozóinak munkáját, |
| – betartatja az Egylet házirendjét a Telepen tartózkodókkal, |
| – éves tervet készít az Elnökség részére az Egylet infrastruktúrájának fejlesztésére, karbantartására, rekonstrukciójára és üzemeltetésére, |
| – végrehajtja az Elnökség utasításait, az elnökségi ülésekre, írásos beszámolót készít azok végrehajtásáról |
| – felelős az Egylet szolgáltatási tevékenységének magas szintű biztosításáért, |
| – felelős a szolgáltatások díjainak beszedéséért és elszámolásáért, |
| – utalványozási joggal rendelkezik 500eFt forint értékhatárig |
| – felelős a Gazdasági felelős által meghatározott pénzügyi és számvitel feladatok elvégzéséért, |
| – ellátja a pénztárosi feladatokat az Egylet Pénztárkezelési szabályainak megfelelően |
| – Pénzügy felettese: az Egylet Gazdasági felelőse |
| – Munkáltatója: az Egylet Elnöke |
h) Sportigazgató
| – vezeti és koordinálja az Egylet versenysport, utánpótlás nevelés és versenyrendezési tevékenységét |
| – részt vesz a verseny és utánpótlás nevelési terv kialakításában, |
| – részt vesz a versenyzői támogatások meghatározásában, |
| – javaslatot tesz az Egylet versenysportot szolgáló eszközeinek (felszerelések, motorosok, gépkocsik, utánfutók) beszerzésére, rekonstrukciójára, karbantartására |
| – koordinálja az edzők munkáját, |
| – kezeli a edzők és versenyzők számára biztosítandó eszközöket (felszerelések, motorosok, gépkocsik, utánfutók), gondoskodik azok karbantartásáról, állagmegóvásáról, |
| – ellátja a versenysporttal kapcsolatos adminisztratív feladatokat (pl.: versenyzők nyilvántartása, igazolások bonyolítása, engedélyek beszerzése, tagdíjak befizetése, stb.) |
| – kidolgozza, és az Elnökségnek benyújtja az Egylet középtávú és éves versenyrendezési programját |
| – éves beszámolót készít az Elnökség részre az Egylet versenyrendezési tevékenységéről |
| – részt vesz a versenyek rendezési jogának Egylet számára történő megszerzésében |
| – előkészíti, irányítja és lebonyolítja az Egylet versenyeinek rendezését, |
| – elkészíti a versenyrendezések költségvetését, gazdálkodik a versenyrendezések bevételeivel és költségeivel, pénzügyi elszámolást és beszámolót készít a versenyrendezésekről a Gazdasági felelős részére, |
| – végrehajtja az Elnökség utasításait, az elnökségi ülésekre írásos beszámolót készít azok végrehajtásáról |
| – utalványozási joggal rendelkezik 300eFt forint értékhatárig |
| – Szakmai felettese: az Egylet Versenysport és Utánpótlás felelőse |
| – Munkáltatója: az Egylet Elnöke |
4) Együttműködés – irattár
| A tisztségviselők és az Egylet alkalmazottai kötelesek feladataik ellátása során birtokukba került hivatalos levelezés eredeti példányait a Titkárnak, irattárózás céljából átadni, megküldeni. |
Elfogadva az Elnökség 2003.november 12-én megtartott ülésén
| Egylet elnöksége nevében
Tenke Tibor |